OneDrive vs SharePoint: Differenze e Quando Usarli

Q: Come funzionano i permessi su SharePoint?

SharePoint usa un sistema di permessi gerarchico: sito > libreria > cartella > file. Puoi assegnare permessi a utenti singoli o gruppi Microsoft 365. La best practice e' usare i gruppi Teams (che sono gruppi M365) per gestire gli accessi: chi e' nel Team vede il SharePoint associato.

La differenza fondamentale in una riga

OneDrive e' il tuo spazio personale. SharePoint e' lo spazio dell'azienda.

OneDrive e' come la cartella Documenti del tuo PC, ma in cloud. I file sono tuoi, per default solo tu li vedi. SharePoint e' come un server di file condiviso aziendale, ma in cloud: i file appartengono all'organizzazione, i permessi sono gestiti centralmente.

OneDrive — uso personale

Bozze e file di lavoro personali
Documenti che non vuoi condividere subito
Backup del desktop e dei documenti del PC
File temporanei in lavorazione
1 TB per utente incluso in M365
Condivisione su richiesta con link

SharePoint — uso aziendale

Documenti ufficiali aziendali
Manuali, policy, procedure operative
File di team e reparti
Intranet aziendale con news e pagine
1 TB + 10 GB per utente condivisi
Permessi gestiti per gruppi e ruoli

Quando usare uno vs l'altro: casi pratici

Scenario	Dove mettere il file	Perche'
Bozza di offerta commerciale che stai preparando	OneDrive	E' un documento in lavorazione, non ancora condivisibile
Offerta finalizzata inviata al cliente	SharePoint (reparto commerciale)	Serve ai colleghi del commerciale per storico e follow-up
Contratto firmato con un fornitore	SharePoint (amministrazione)	Documento ufficiale aziendale, con accesso controllato
Appunti personali di una riunione	OneDrive	Note personali, non vanno condivise
Verbale ufficiale della riunione	SharePoint (team o canale Teams)	Documento ufficiale accessibile a tutto il team
Video tutorial interno per i nuovi assunti	SharePoint (HR)	Risorsa aziendale permanente da condividere

Come configurare SharePoint per una PMI

SharePoint viene spesso percepito come complesso, ma per una PMI bastano pochi siti e librerie ben organizzati. Ecco la struttura che consiglio per un'azienda da 10-50 persone:

1

Crea un sito hub aziendale
E' la homepage della tua intranet. Contiene news aziendali, link utili, organigramma, policy. Accessibile a tutti i dipendenti.
2

Crea siti per reparto (o usa i siti Teams)
Ogni team Microsoft Teams crea automaticamente un sito SharePoint associato. Se usi Teams per i reparti (Commerciale, Tecnico, Amministrazione), hai gia' i siti SharePoint corrispondenti.
3

Organizza le librerie documenti
Dentro ogni sito, crea librerie tematiche. Es. nel sito Commerciale: Offerte, Contratti, Materiale Marketing, Clienti. Non mettere tutto in un'unica libreria.
4

Configura i permessi con i gruppi M365
Non assegnare mai permessi a singoli utenti: usa i gruppi Microsoft 365 (che coincidono con i Team). Chi e' nel Team Commerciale vede il SharePoint Commerciale, senza configurazioni extra.
5

Abilita la sincronizzazione locale
Dal sito SharePoint, clicca "Sincronizza" per mappare la libreria come cartella in Esplora risorse. Gli utenti lavorano come sempre, i file vanno automaticamente in cloud.

Sincronizzazione locale: come funziona

Uno dei vantaggi piu' pratici di OneDrive e SharePoint e' la sincronizzazione locale. Il client OneDrive (incluso in Windows 10/11) gestisce entrambi.

Files On-Demand

Con la funzione Files On-Demand i file compaiono in Esplora risorse ma vengono scaricati solo quando li apri. Cosi' risparmia spazio su disco. Un file cloud ha l'icona della nuvola; quando lo apri viene scaricato e ha l'icona di spunta verde.

Permessi e gruppi: le regole pratiche

Il sistema di permessi di SharePoint e' potente ma puo' diventare un labirinto se non segui delle regole semplici:

Mai interrompere l'ereditarieta' dei permessi senza una ragione specifica. La maggior parte dei problemi di accesso viene da permessi "rotti" a livello di cartella.
Usa sempre i gruppi M365, mai gli utenti singoli. Se un dipendente cambia ruolo, lo sposti di gruppo e i permessi si aggiornano automaticamente.
Tre livelli base sono sufficienti: Proprietari (full control), Membri (modifica), Visitatori (sola lettura). Non creare livelli custom a meno che non sia strettamente necessario.
Audit regolare: ogni 6 mesi verifica chi ha accesso a cosa. SharePoint Admin Center ha report di attivita' utili.

Storage e costi inclusi in M365

Un punto di confusione frequente riguarda lo storage. Ecco i numeri precisi per Microsoft 365 Business:

OneDrive: 1 TB per utente licenziato. Con 20 utenti hai 20 TB totali di storage personale.
SharePoint: 1 TB di base + 10 GB per ogni utente licenziato. Con 20 utenti: 1 TB + 200 GB = 1.2 TB condivisi tra tutti i siti SharePoint.
Exchange Online (email): 50 GB per mailbox per utente (Business Basic) o 100 GB (Standard/Premium).

Se superi i limiti SharePoint, puoi acquistare storage aggiuntivo a €0.20/GB/mese o passare a un piano superiore.

Domande frequenti su OneDrive e SharePoint

Qual e' la differenza principale tra OneDrive e SharePoint?

OneDrive e' uno spazio di archiviazione personale per ogni utente (come Google Drive personale). SharePoint e' una piattaforma collaborativa aziendale condivisa (come una intranet). La regola pratica: file personali o bozze su OneDrive, documenti di team e aziendali su SharePoint.

OneDrive e SharePoint costano extra in Microsoft 365?

No, sono inclusi in tutti i piani Microsoft 365 Business. Con Business Basic ogni utente ha 1 TB su OneDrive. SharePoint ha un pool condiviso di 1 TB + 10 GB per utente licenziato. Con 20 utenti hai circa 1.2 TB di SharePoint condiviso.

Posso sincronizzare SharePoint sul PC come una cartella?

Si'. Con il client OneDrive per Windows puoi sincronizzare qualsiasi libreria SharePoint come cartella locale. Appare in Esplora risorse come una normale cartella di rete, ma i file vengono sincronizzati automaticamente con il cloud.

Come funzionano i permessi su SharePoint?

SharePoint usa un sistema di permessi gerarchico: sito, libreria, cartella, file. Puoi assegnare permessi a utenti singoli o gruppi Microsoft 365. La best practice e' usare i gruppi Teams per gestire gli accessi: chi e' nel Team vede il SharePoint associato.

SharePoint puo' sostituire un server di file aziendale?

Per la maggior parte delle PMI si'. SharePoint offre versioning automatico, ricerca full-text, accesso da qualsiasi dispositivo e collaborazione in tempo reale. Le limitazioni: dimensione massima file 250 GB, path massimo 400 caratteri, e alcune applicazioni legacy non supportano percorsi di rete SharePoint.

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